「成日缺貨又或者積壓大量存貨」——呢個係好多網店店主嘅痛點。良好嘅庫存管理唔單止影響顧客滿意度，更直接關係到現金流同利潤。研究顯示，庫存管理不善會導致約10%嘅銷售損失，同時過量存貨會佔用大量資金。
對於剛起步嘅網店，Excel可能已經夠用；但隨住業務增長，專業嘅ERP或進銷存系統就變得必要。呢篇文章將帶你由基礎概念開始，逐步了解網店營運中嘅庫存管理，幫你選擇最適合嘅解決方案。EC Shop City自2006年起提供網上商店服務，對庫存系統整合有豐富經驗。
一、庫存管理基礎概念
1.1 什麼是庫存管理？
庫存管理係指對商品嘅採購、存儲、銷售同補貨進行系統化管理嘅過程。良好嘅庫存管理確保你有足夠嘅存貨滿足客戶需求，同時避免過量積壓佔用資金。
1.2 庫存管理的重要性
| 影響範疇 | 管理不善後果 | 管理得當好處 |
|---|---|---|
| 客戶滿意度 | 缺貨導致客戶流失 | 隨時有貨，快速發貨 |
| 現金流 | 資金積壓喺存貨 | 資金周轉順暢 |
| 營運成本 | 倉儲成本過高 | 存貨水平最優化 |
| 利潤 | 過期/損耗造成虧損 | 減少浪費，提升利潤 |
1.3 核心概念
- SKU：庫存單位，每個獨特產品嘅編號
- 安全庫存：防止缺貨嘅最低庫存水平
- 再訂購點：觸發補貨嘅庫存水平
- 庫存周轉率：存貨銷售同補充嘅速度
- Lead Time：由落單到收貨嘅時間
- Dead Stock：長期賣唔出嘅呆滯庫存
1.4 進銷存流程
進銷存（進貨、銷售、存貨）係庫存管理嘅核心流程：
- 進貨：向供應商採購，入庫記錄
- 銷售：客戶落單，出庫扣減庫存
- 存貨：實時追蹤庫存水平同位置
二、Excel庫存管理入門
對於小型網店或初創企業，Excel係最簡單、最低成本嘅庫存管理起步方式。
2.1 Excel管理的適用情況
- SKU數量少於100個
- 單一銷售渠道
- 每日訂單少於20單
- 冇複雜嘅倉庫管理需求
- 預算有限
2.2 基本Excel庫存模板結構
| 欄位 | 說明 | 範例 |
|---|---|---|
| SKU | 產品編號 | TSHIRT-BLK-M |
| 產品名稱 | 產品描述 | 黑色T恤（中碼） |
| 分類 | 產品類別 | 服裝 |
| 進貨價 | 採購成本 | $50 |
| 售價 | 銷售價格 | $150 |
| 現有庫存 | 當前數量 | 25 |
| 安全庫存 | 最低庫存 | 10 |
| 供應商 | 採購來源 | 供應商A |
| 最後更新 | 記錄日期 | 2026-02-01 |
2.3 實用Excel公式
- 庫存價值：=現有庫存 * 進貨價
- 低庫存警示：=IF(現有庫存<安全庫存, "需補貨", "正常")
- 毛利率：=(售價-進貨價)/售價*100
- 庫存周轉：=銷售成本/平均庫存
2.4 Excel管理的限制
- 人手更新：容易出錯、耗時
- 冇即時同步：多人同時編輯會出問題
- 功能有限：冇自動化、追蹤能力弱
- 擴展困難：SKU增加後難以管理
- 冇整合：同網店系統分開
2.5 何時升級？
當出現以下情況，係時候考慮升級到專業系統：
- SKU超過100個
- 經常出現數據錯誤
- 需要多渠道銷售
- 花大量時間喺人手更新
- 經常缺貨或積壓
三、專業庫存管理系統推薦
3.1 2026年熱門庫存管理軟件
| 軟件 | 適合對象 | 月費（約） | 特色 |
|---|---|---|---|
| Zoho Inventory | 中小型網店 | 免費-US$249 | 多渠道整合、訂單管理 |
| Lightspeed (Vend) | 零售+網店 | US$89起 | POS整合、多門店 |
| Stocky | 小型零售 | 一次性購買 | POS+庫存+HRM整合 |
| inFlow | 中小企業 | US$89起 | B2B銷售、採購管理 |
| Cin7 | 中大型企業 | US$349起 | 全渠道、3PL整合 |
| Sortly | 小型企業 | 免費-US$49 | 簡單易用、視覺化 |
3.2 Lightspeed (原Vend) 詳解
Lightspeed係全球知名嘅零售管理平台，適合同時經營實體店同網店嘅商戶。
主要功能：
- 即時庫存追蹤
- 多門店/倉庫管理
- 低庫存警示
- 採購訂單管理
- 產品變體管理
- 條碼掃描
- 供應商管理
- 庫存報表
- 電商整合
3.3 Stocky詳解
Stocky係一體化嘅POS同庫存管理系統，適合小型零售業務。
主要功能：
- 零銷售產品報告
- 呆滯庫存報告
- 庫存賬齡分析
- 倉庫間調撥報告
- POS銷售整合
- 人事管理功能
3.4 選擇考慮因素
- 易用性：介面直觀，學習曲線低
- 雲端/手機：隨時隨地監控庫存
- 即時追蹤：庫存變動即時更新
- 整合能力：同現有網店平台對接
- 價格：符合預算
四、ERP進銷存系統詳解
4.1 什麼是ERP？
ERP（Enterprise Resource Planning，企業資源規劃）係整合企業各部門運作嘅系統，進銷存係其中核心模組之一。相比單純嘅庫存管理軟件，ERP提供更全面嘅企業管理功能。
4.2 ERP vs 庫存管理軟件
| 功能 | 庫存管理軟件 | ERP系統 |
|---|---|---|
| 庫存追蹤 | 有 | 有 |
| 採購管理 | 基本 | 完整 |
| 銷售管理 | 基本 | 完整 |
| 會計整合 | 有限/需整合 | 內建 |
| CRM | 無 | 內建 |
| 人事管理 | 無 | 內建 |
| 成本 | 較低 | 較高 |
| 複雜度 | 簡單 | 複雜 |
4.3 香港ERP系統選擇
香港市場有多個ERP選擇，包括本地同國際供應商：
| 系統 | 特色 | 適合 |
|---|---|---|
| 東昇ERP | 香港本地、支援繁中、零售批發專用 | 中小型零售企業 |
| 恆康進銷存 | 零售、分銷、連鎖店管理 | 連鎖零售企業 |
| SAP Business One | 國際品牌、功能全面 | 中大型企業 |
| Oracle NetSuite | 雲端ERP、國際擴展 | 成長型企業 |
4.4 進銷存系統核心功能
- 採購管理：供應商管理、採購訂單、收貨確認
- 銷售管理：報價、訂單、發貨、退貨
- 庫存管理：多倉庫、調撥、盤點、追蹤
- 財務整合：應收應付、成本核算
- 報表分析：銷售報表、庫存報表、利潤分析
五、多渠道庫存同步
現代網店營運通常涉及多個銷售渠道，庫存同步變得極為重要。
5.1 多渠道銷售的挑戰
- 同一產品喺多個平台銷售
- 庫存唔同步導致超賣
- 人手更新耗時且易出錯
- 難以追蹤各渠道表現
5.2 常見銷售渠道
| 渠道類型 | 範例 |
|---|---|
| 自家網店 | Shopify、WooCommerce、自訂網店 |
| 電商平台 | HKTVmall、Amazon、eBay |
| 社交電商 | Facebook Shop、Instagram Shopping |
| 實體店 | POS系統銷售 |
5.3 多渠道同步方案
- 原生整合：庫存系統直接支援各平台API
- 中介軟件：使用如Sellbrite、ChannelAdvisor等工具
- 自訂整合：開發API連接各系統
5.4 同步最佳實踐
- 設定「可售庫存」低於實際庫存作為緩衝
- 即時同步而非定時同步
- 設定各渠道嘅庫存分配比例
- 監控同步錯誤同異常
六、低庫存預警設置
6.1 低庫存預警的重要性
自動化嘅低庫存預警可以：
- 防止缺貨導致銷售損失
- 避免緊急採購嘅額外成本
- 維持穩定嘅客戶體驗
- 減少人手監控嘅工作量
6.2 設定再訂購點
再訂購點公式：
再訂購點 = (日均銷量 x Lead Time) + 安全庫存
範例：
- 日均銷量：5件
- 供應商Lead Time：7日
- 安全庫存：10件
- 再訂購點 = (5 x 7) + 10 = 45件
6.3 預警通知方式
| 方式 | 適用 |
|---|---|
| 電郵通知 | 非緊急、定期報告 |
| 手機App推送 | 即時通知、快速響應 |
| Dashboard警示 | 日常監控 |
| 自動採購訂單 | 高度自動化 |
6.4 進階預警設定
- 按產品類別設定唔同閾值
- 考慮季節性需求調整
- 設定多級預警（警告、緊急）
- 整合銷售預測調整閾值
七、選擇合適的系統
7.1 按業務階段選擇
| 階段 | 建議方案 | 原因 |
|---|---|---|
| 初創（SKU<100） | Excel / 免費軟件 | 低成本、夠用 |
| 成長（SKU 100-500） | 專業庫存軟件 | 自動化、減少錯誤 |
| 成熟（SKU 500+） | ERP進銷存系統 | 全面管理、數據整合 |
7.2 實施建議
- 評估需求：列出必要功能同預算
- 試用比較：大部分軟件有免費試用
- 數據遷移：規劃現有數據嘅轉移
- 培訓團隊：確保員工識用
- 逐步上線：先喺部分產品測試
7.3 EC Shop City的網店整合服務
庫存管理系統需要同網店系統無縫整合。EC Shop City嘅網上商店服務可以幫你：
- 整合專業進銷存系統
- 設定自動庫存同步
- 配置低庫存預警
- 多渠道庫存管理
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